Эксперты Ассоциации бизнес-туризма о том, из чего складывается организация делового мероприятия
Индустрия организации мероприятий (MICE) — одна из самых динамично развивающихся в мире. Крупнейшие корпорации и государственные структуры выделяют на проведение саммитов, конгрессов, да и простых корпоративов миллионы рублей, долларов и евро. Почему деловые мероприятия стоят дорого, посчитали эксперты Российской ассоциации бизнес-туризма (АБТ-ACTE Russia).
Даже самый профессиональный ивент-организатор не сможет при первой встрече сказать, во что обойдется вам мероприятие. Цены меняются, поставщики могут сделать или не сделать скидку, конгресс-пакет может быть минимальным, а может и all inclusive. Самые прозрачные расходы – это аренда помещения, стоимость проживания в отеле и транспорт. Хотя и здесь цены могут варьироваться в зависимости от времени бронирования, количества ночей и человек. Двух-трехдневный тимбилдинг на Бали может стоить как однодневная конференция в столице России, даже с учетом перелета. Так что, упрощая себе задачу, сегодня остановимся исключительно на Москве и приведем в пример базовые цены, которые могут меняться от сезона к сезону, индивидуальных договоренностей и статуса заказчика.
Транспорт
Транспортные расходы мероприятия во многом зависят от локации проведения и географии проживания участников. Если в столицу прилетают делегаты из других регионов, помимо расходов на авиа- и железнодорожные билеты в бюджет закладывается стоимость трансферов от/до аэропортов. Аренда большого автобуса на 50 человек обойдется в среднем в 1 500 рублей в час. Микроавтобус на 8-20 человек можно заказать за 600-900 рублей в час. Такси по городу от 100 рублей. Индивидуальный трансфер — от 1 000 за подачу.
Площадка
Как показал недавний опрос участников International MICE Geography Show 2018, в качестве площадки для деловых мероприятий организаторы чаще всего выбирают отели и рестораны. Арендовать конференц-зал в отеле можно на несколько часов – это будет стоить 5 000-140 000 рублей в зависимости от звездности отеля и размера площадки. Гостиница в центре попросит за день аренды не меньше 150 000 рублей. А если это, например, пятизвездные The Ritz Carlton или Marriott Aurora, то все 400 000-500 000 рублей. Сэкономить можно, взяв конференц-пакет. Его стартовая цена в Москве начинается от 3 000 рублей на человека. В нее обычно входят аренда помещения, кофе-брейк (или open-coffee), а также парковка и оборудование (но это не всегда, иногда берут отдельную плату за использование скатертей и чехлов на стулья). Хороший ресторан можно арендовать и за 2 000 рублей в час, но не в центре, а где-нибудь на окраине. Центральные ресторанные площадки обойдутся в 10 000-20 000 рублей в час и выше. Но за питание нужно платить отдельно, а это уже как разойдется фантазия.
Размещение в отеле
Этот пункт актуален для мероприятий длительностью более 1 дня либо в случае, когда делегаты приезжают издалека. Как правило, в таком случае бронируется проживание в отеле на 1-2 ночи, а стоимость зависит от звездности и удаленности от центра. Цены на проживание в отелях Москвы начинаются от 3 000 рублей на человека. Размещение статусных гостей обойдется значительно дороже – номера в столичных отелях 4*-5* стоят не менее 6 000 рублей, а брендовые отели в самом сердце столицы обойдутся как минимум в 15 000-20 000 за одноместное размещение.
Питание
Эксперты утверждают, что на еде и напитках экономить нельзя. Ничего нет хуже, когда гость демонстративно достает из сумочки конфетку, чтобы подсластить чашку чая. Если организаторы мероприятия не используют конференц-пакет и рассчитывают расходы на питание как отдельный пункт бюджета, то, например, бизнес-завтрак в ресторане обойдется в 1 500 рублей на человека. Отель в аналогичном случае запросит не менее 3 000 рублей – здесь придется платить и за улыбку секьюрити, и за комфортный холл с гардеробом.
Полиграфия
Приходится признать, что в наш век IT-технологий большинство мероприятий не может обойтись без бумаги. Это и печатные бейджи для участников, и индивидуальные программки (если это конференция или форум), и каталоги, и листовки. Стоимость подобной продукции зависит от того, нужно ли разрабатывать логотип и брендовые знаки. Эта услуга обойдется в 30 000-250 000 рублей. Чтобы напечатать каталог на качественной бумаге, готовьте около 300 000 рублей за четыре-пять сотен экземпляров. За верстку макета баннера или пресс-вола вы отдадите дизайнеру не менее 5 000 рублей плюс затраты на печать. Однако можно сэкономить, воспользовавшись услугами дизайнеров компании-изготовителя, – стоимость сразу опускается до 1 500-2000 рублей за макет. К тому же вам могут сделать скидку за большой тираж.
Гонорары спикерам
Образовательные и научные конференции подразумевают участие именитых или, как минимум, статусных спикеров, экспертное мнение которых было бы интересно и важно для участников. А это сразу добавляет статью расходов на гонорары специалистам, и тут все зависит от индивидуальных запросов выступающего. Кто-то может прочесть лекцию бесплатно в качестве саморекламы или по знакомству. Но часто стоимость выступления экспертов с именем исчисляется в сотнях тысяч рублей. Популярный психотерапевт с научной степенью, к примеру, запросит от 350 000 рублей за «сеанс». И это не считая логистики, которая обычно включает проживание в отеле и трансфер для спикера и минимум одного помощника.
Развлекательная программа
Минимальная программа развлечений для любого мероприятия – это музыкальное сопровождение, которое обеспечивает ди-джей. Его работа обойдется в 15 000-20 000 рублей за несколько часов. Ценник более или менее известных групп начинается со 100 000 рублей за выступление. Хороший ведущий поднимется на сцену минимум за 50 000 рублей. А комплексное сопровождение от ивент-компании со сценарием, набором конкурсов и концертных номеров будет стоить не меньше 200 000-300 000 рублей.
Фото-видео сопровождение
Стоимость может отличаться в 10 раз и варьироваться в пределах 2 000-20 000 рублей в час. А в среднем его работа на деловом мероприятии длится 6-7 часов. Чтобы создать видеоролик, можно, конечно, воспользоваться смартфоном и бесплатными приложениями для монтажа. Это не будет стоить ни копейки, кроме потраченного времени ваших сотрудников. Услуги производственной компании, если это не «Базелевс», конечно, обойдутся в 25 000-100 000 рублей, в зависимости от поставленных задач и сложности исполнения. Работа человека-оркестра, который будет сам и снимать, и монтировать, и спецэффекты создавать, обойдется в 5 000-50 000 рублей.
То, что сложно посчитать
Бюджет мероприятия включает также мелкие, но все же внушительные расходы, и те, что заранее не предугадаешь. Это сувенирная продукция и украшение зала цветами-шарами-статуями. Оплата парковочных мест, если у площадки нет собственной бесплатной парковки. или она не входит в список услуг конференц-пакета. Зонты и тенты на случай неожиданного локального дождя на солнечной веранде. Традиционный «бой посуды», аренда столов-стульев, звукового и видеооборудования и всего, чего душа желает, и что не включено в конференц-пакет площадки.
Фото: Jakob Dalbjörn, Priscilla Du Preez, Mikael Kristenson, Geert Pieters/Unsplash
