В условиях мирового финансового кризиса многие российские предприятия вынуждены работать в режиме строжайшей экономии, существенно сокращая и оптимизируя свои расходы, в т.ч. и на corporate travel: командировки сотрудников, проведение семинаров, конференций и проч. Компании, чья деятельность неразрывно связана с частыми деловыми поездками, стараются всячески снизить их себестоимость, используя все возможные средства. В частности, многие топ-менеджеры считают одним из наиболее эффективных "рецептов" уменьшения затрат на бизнес-туризм отказ от посреднических услуг travel-агентов и переход на полный селф-сервис в вопросах организации деловых и корпоративных мероприятий. В свою очередь, туристические компании, работающие на отечественном event-рынке, утверждают, что предприятиям гораздо выгодней передавать все функции по подготовке корпоративных поездок на аутсорсинг, т.к. в этом случае их бюджеты на corporate travel могут сократиться на 20-30%.
Попробуем выяснить, какой подход к деловому туризму более экономичен. За помощью обратимся к профессионалам в компанию КАПИТАЛ ТУР - крупному российскому многопрофильному туроператору, давно и активно работающему в сфере бизнес-путешествий. Наш консультант - заместитель директора департамента корпоративного обслуживания КАПИТАЛ ТУР Вячеслав Бельтюков.
А у нас самообслуживание
Политика селф-сервиса в организации corporate travel используется многими российскими компаниями вне зависимости от их размера и статуса. В этих фирмах все задачи по подготовке индивидуальных командировок сотрудников и корпоративных мероприятий выполняют секретари, работники кадровых служб или специально созданные для этого подразделения. Сознательный отказ от сотрудничества с travel- и event-агентами, как правило, мотивируется устойчивой привычкой к такой форме работы и убеждением, что привлечение посредников нецелесообразно и финансово невыгодно.
Согласно маркетинговым исследованиям, в период любых экономических спадов и кризисов, большинство предприятий увеличивает количество своих деловых поездок, т.к. возникает необходимость в поиске новых партнеров, рынков сбыта и проч. Естественно, что вместе с ростом числа путешествий умножаются и затраты на них, что крайне нежелательно в условиях нехватки средств. Само собой разумеется, предприятия начинают искать пути снижения расходов на бизнес-туризм: приобретают самые дешевые авиабилеты, бронируют номера в отелях невысокого класса, консолидируют командировки, сокращают их продолжительность и т.д. Удается ли компаниям таким образом существенно сократить бюджеты на корпоративные поездки? «Конечно, использование этих методов позволяет фирмам экономить, – комментирует В. Бельтюков однако затраты на деловые путешествия могли бы быть еще меньше, если бы предприятие поручило организацию своих бизнес-туров профессионалам. Во-первых, в этом случае фирма смогла бы избавиться от скрытых расходов на персонал, связанных с его неэффективным использованием. Согласитесь, что секретарю или другому сотруднику предприятия, не являющемуся профессионалом в области путешествий, приходится надолго отвлекаться от выполнения своих непосредственных служебных обязанностей и затрачивать слишком много времени на решение "непрофильных" задач: изучение предложений отелей и авиакомпаний, сопоставление цен, данных о скидках, чтение отзывов, ознакомление с расписаниями рейсов, ведение телефонных переговоров, которые, кстати сказать, тоже стоят недешево и т.д. Во-вторых, компания обезопасила бы себя от ошибок, которые слишком часто допускаются при самостоятельном бронировании авиабилетов или номеров в отелях и потом приводят к дополнительным денежным затратам или даже к срыву поездки. В-третьих, предприятие получило бы возможность избежать издержек, о которых оно может даже не подозревать. Например, приобретая авиабилеты и места в гостиницах по, казалось бы, низким тарифам, фирма фактически переплачивает, т.к. с индивидуальных заказчиков отели помимо стоимости проживания взимают еще комиссию за бронирование, составляющую 10–20% от цены номера, а авиакомпании предлагают расценки на билеты априори более высокие, чем туроператорам. Для сравнения: разница в стоимости одного и того же авиабилета может составлять тысячу рублей и даже больше».
Получается, что селф-сервис в вопросах организации corporate travel компаниям однозначно невыгоден, и лучше все же делегировать эти функции профессионалам. «Я бы не был столь категоричен, – говорит В. Бельтюков. – Если говорить о командировках, то некоторые фирмы вполне могут обойтись своими силами. Если предприятие расположено локально и его работа не связана с частыми бизнес-поездками по стране и миру, ему больше подойдет селф-сервис для подготовки необходимых редких деловых туров. В таких случаях прибегать к помощи travel-агентов невыгодно, поскольку надобность в их услугах появляется всего-то пару раз в год. Другое дело, корпорации, где corporate travel – неотъемлемая часть бизнеса, от которой зависит их нормальное функционирование. Таким компаниям, безусловно, лучше отдавать свои поездки на аутсорсинг. Это позволит воспользоваться всеми преимуществами, которые дает сотрудничество с профессиональной туристической фирмой, и извлечь максимальную прибыль. Что же касается корпоративных мероприятий (организации конференций, проведения семинаров и проч.), то здесь я однозначно рекомендую всем фирмам обращаться к профессионалам, поскольку самостоятельно подготовить сколько-нибудь масштабное и серьезное мероприятие просто невозможно».
"Плюсы" и "минусы" аутсорсинга
Сначала попытаемся оценить все преимущества, которые дает делегирование профессионалам турбизнеса полномочий по организации деловых путешествий. Прежде всего, туристическая компания способна предложить своим корпоративным клиентам эффективные инструменты для снижения затрат на corporate travel. Туроператоры имеют прямые контракты с авиаперевозчиками, гостиничными сетями и другими провайдерами туруслуг, это позволяет им бронировать места в отелях, авиабилеты, конференц-площадки и т.д. по эксклюзивным низким тарифам, добиваться больших скидок для своих заказчиков и тем самым минимизировать расходы клиента на авиаперелеты, проживание, трансферы и т.п. "Помимо прямой экономической выгоды предприятия получают от аутсорсинга и косвенные преимущества, – отмечает В. Бельтюков. – Прежде всего, travel-агенты обеспечивают комплексный подход к организации бизнес-путешествий и корпоративных мероприятий. Заказы выполняются "под ключ" и сопровождаются на всем их протяжении. Кроме бронирования авиа- и ж/д билетов, номеров в гостиницах, конференц-залов и проч., турфирмы берут на себя решение целого ряда организационных вопросов: улаживание визовых формальностей, аренду транспорта для трансферов, встречи в аэропорту, предоставление услуг переводчика или секретаря, планирование досуга с учетом пожеланий заказчика, оформление страховых документов, поиск ближайших к отелю ресторанов, где можно провести деловой завтрак и т.д. Также нужно учитывать и такую немаловажную вещь, как возможность консолидации всех своих заказов у одного оператора, что очень удобно для компаний с солидным объемом и обширной географией деловых поездок. Скажем, КАПИТАЛ ТУР организует туры по более чем 40 туроператорским направлениям, к тому же, мы имеем гарантированные квоты мест на авиарейсах и в отелях многих стран, прямые контракты с поставщиками различных туруслуг. Это позволяет нам не только оперативно и гарантированно выполнять заказы наших корпоративных клиентов даже в периоды высокой деловой активности, например, в период проведения международных выставок, но и минимизировать их расходы. Принимаясь за обработку нового заказа, мы практически всегда можем предложить клиенту несколько альтернативных вариантов перелета и размещения, даже если речь идет о необходимости отъезда сотрудника в командировку в ближайшие несколько часов".
Плюсы аутсорсинга при организации бизнес-туризма очевидны, а в чем состоят его преимущества применительно к корпоративным мероприятиям? Является ли использование услуг турфирмы обязательным условием для подготовки выездной конференции, семинара, тренинга и т.д.? "К помощи профессиональных посредников можно не прибегать только в том случае, если компании предстоит небольшое event-событие, например однодневный "круглый стол" с малым количеством участников, в ходе которого не понадобится использование какой-нибудь спецтехники, услуг переводчиков и т.д., – считает г-н Бельтюков. - Тут можно справиться и своими силами. А вот если планируется масштабная конференция или семинар, возможно многодневные, с большим числом приглашенных, в том числе из разных регионов или стран, требующие привлечения каких-либо спецресурсов и т.д. - осуществить их организацию самостоятельно просто нереально, нужно однозначно прибегнуть к аутсорсингу, т.к. это не только гарантирует проведение мероприятия на должном уровне, но и поможет существенно сократить его бюджет".
Какие же выгоды дает компаниям сотрудничество с привлеченным агентом для организации конференции, семинара и проч.? И как найти надежного партнера для подготовки event-мероприятия? Наибольшими возможностями для решения подобных задач, безусловно, обладают крупные туроператоры, специализирующиеся, в том числе, на корпоративном обслуживании. Сотрудничество с такой компанией для организации конференции или проведения семинара будет наиболее выгодным. "Действительно, потенциал, например, нашей компании на туристическом рынке очень велик, – подтверждает В. Бельтюков, – благодаря этому мы можем организовать любое массовое мероприятие в самых разных странах мира и на самых разных площадках: от скромного бизнес-отеля до старинного замка или роскошной яхты. Мы располагаем всеми необходимыми контрактами для предоставления всевозможных нестандартных услуг. Благодаря собственным квотам мест в отелях и на авиарейсах мы способны организовать корпоративные мероприятия с большим количеством участников даже на наиболее популярных турнаправлениях в "высокий сезон". Для доставки на конференцию большого количества участников мы можем заказать отдельный чартерный рейс. Мы обеспечиваем комплексный подход к реализации каждой заявки – от разработки концепции до ее воплощения. Но, главное, мы гарантируем максимальную оптимизацию бюджета клиента за счет изменения стоимости отдельных, входящих в заказ, услуг и использования скидок, предоставляемых нам авиакомпаниями, отелями и т.д.".
Как видно, делегирование полномочий по подготовке бизнес-путешествий туристическим компаниям предприятиям весьма выгодно. Но все же у аутсорсинга существуют и недостатки. Одним из "минусов" этого подхода является невозможность полностью переложить на плечи туроператора все заботы по организации командировок, конференций, семинаров и проч. Фирмам все равно приходится высвобождать человеческие ресурсы для осуществления координации всех вопросов, возникающих в ходе взаимодействия с турагентом. Но в этом случае объем трудозатрат ответственных за corporate travel уже несравнимо меньше, они просто служат связующим звеном между турагентом и людьми, отправляющимися в поездки. "Если объем путешествий у компании достаточно большой, ей выгодно иметь в своем штате сотрудника, который будет заниматься управлением деловыми поездками в соответствии с принятой travel-политикой, осуществлять контакты с туроператорами и другими привлеченными партнерами, отслеживать выполнение ими своих обязательств, – считает В. Бельтюков. – При достаточно длительном сотрудничестве фирмы и туроператора в конечном итоге вырабатываются основные принципы совместной работы, и необходимость в постоянном контролировании сводится к минимуму".
Еще один минус аутсорсинга, по мнению руководителей многих предприятий, – высокая стоимость посреднических услуг. Однако изучение рынка и анализ предложений компаний, специализирующихся на организации corporate travel, позволяет утверждать, что вознаграждение турагентов составляет обычно не более 5% от общей суммы, которую заказчик оплачивает по договору на корпоративное обслуживание. Все остальное – это реальные расходы на оплату конкретных туруслуг в составе поездок, которые, как мы уже поняли, можно действительно существенно уменьшить только при сотрудничестве с туроператорами. «Накопленный нами профессиональный опыт показывает, что в любом случае, когда предприятие перепоручает подготовку своих бизнес-путешествий travel-агентам, оно минимизирует свои расходы на них, – говорит В. Бельтюков. – Особенно это актуально в период кризиса, когда все операторы деловых поездок ориентированы на то, чтобы помочь своим клиентам максимально сократить бюджеты там, где это можно и нужно, и одновременно повысить эффективность проводимых event-мероприятий. Туристические компании добиваются самых выгодных условий от провайдеров туруслуг, они стараются предложить корпоративному клиенту все возможные варианты экономии, иногда даже в ущерб собственной прибыли. Эффективно работая с поставщиками, туроператор может обеспечить значительное снижение затрат клиента. Например, расходы на гостиницы и транспорт можно сократить на 10%–20%. А за счет грамотной логистики и профессионального подхода к администрированию corporate travel уменьшение бюджетов на деловой туризм может составить и до 30% от докризисных показателей».
Таким образом, можно сделать вывод, что организация бизнес-туризма посредством аутсорсинга позволяет компаниям не только оптимизировать свои расходы на деловые поездки, но и извлекать из них максимум прибыли. Лишь профессиональный турагент способен не только обеспечить проведение бизнес-путешествий и мероприятий на должном уровне, но и помочь эффективно использовать покупательский потенциал своего клиента для получения самых выгодных условий от поставщиков туруслуг.
Справка
КАПИТАЛ ТУР - многопрофильный международный туроператор, работающий в сфере бизнес-туризма с 2003 г. В составе компании функционирует Департамент корпоративного обслуживания, предлагающий своим заказчикам полный спектр услуг по организации деловых поездок, в т.ч. аренду самолетов, бронирование авиабилетов, оформление виз, наземное обслуживание, проведение массовых мероприятий в России и за рубежом и др.
КАПИТАЛ ТУР оперирует на более чем 40 направлениях и имеет региональные представительства в 39 крупных городах РФ, а также Риге и Минске. Располагая обширными возможностями и мощностями мультипрофильного туроператора, компания гарантирует высокопрофессиональную организацию и обслуживание деловых путешествий любого масштаба и уровня.
Портфолио КАПИТАЛ ТУР включает многочисленные конференции, форумы, тренинги и семинары, проведенные в разных странах - Сингапуре, Индонезии, Хорватии, ОАЭ, Индии, Европе, Доминикане и др. Количество участников в некоторых мероприятиях достигало 1500 человек. КАПИТАЛ ТУР является официальным туристическим партнером многих российских предприятий и учреждений, в т.ч. Российского Футбольного Союза. Компания обслуживает государственные заказы общим объемом более 600 000 000 руб. Ее профессиональная ответственность застрахована на 30 000 000 руб.
На рынке business travel КАПИТАЛ ТУР известен как один из ведущих провайдеров услуг в этой области и позиционируется как Travel Management Company (TMC). Компания предоставляет предприятиям услуги, направленные на снижение затрат заказчика на деловые поездки, оптимизацию и контролирование бюджетов. Большую заинтересованность корпоративных клиентов КАПИТАЛ ТУР также вызывают дополнительные сервисы, предлагаемые оператором, такие как изготовление туристических подарочных сертификатов, которые можно использовать в качестве ценного подарка партнеру, как инструмент премирования сотрудников и т.д.
